Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Теперь вы всегда точно знаете, на какой стадии находится каждая работа, так как она лежит в папке, название которой подсказывает, что вам делать с ее содержимым. Когда вы в рабочем настроении, возьмите папку «Оценить» или «Перепроверить» и приступайте к делу.

Если эти две папки пусты, значит, третья – «Раздать» – полна и находящиеся в ней работы можно вернуть ученикам. Так как вы проверяете работы в пяти классах, вам может понадобиться пять комплектов таких папок – по одному для каждого класса.

Также с помощью папок вы можете вести своих нынешних и потенциальных клиентов. Подготовьте пять папок: «Потенциальные клиенты», «Упущенные клиенты», «Переговоры», «Активные клиенты» и «Бывшие клиенты». Если кто-то звонит или оставляет вам визитку, сохраните их контактные данные и указание цели звонка в папке «Потенциальные клиенты». Используйте для этого целый лист бумаги и прикрепите к нему визитку. Когда вы переходите к обсуждению условий, переместите этот лист в папку «Переговоры». Если клиент срывается, отправляйте информацию о нем в папку «Упущенные клиенты» и по случаю заглядывайте туда, если ситуация будет меняться. В ином случае отправляйте лист в папку «Активные клиенты». Ее можно просматривать для составления списка своих клиентов. Когда дело завершено, информация идет в папку «Бывшие клиенты». В идеальном мире вы отправляете бывшим клиентам элегантные открытки по праздникам и букет цветов на день рождения. Мечтать не вредно.

Эту систему можно использовать, чтобы контролировать любой процесс. Например, при осуществлении нашего исключительно важного проекта мирового господства зомби каждый зомби-новобранец должен пройти несколько этапов. Сначала нужно установить его личность, затем засыпать порошком для оживления. Когда зомби реанимирован, на него нужно воздействовать контролирующим разум облучением, снабдить униформой и отправить выполнять ваши приказы.

Каждый из этих шагов соответствует одной папке. Первая – «Установление личности новобранца» – содержит листы с информацией о каждом зомби. Вторая папка называется «Реанимированные новобранцы». Когда нового зомби засыпали порошком, лист с его персональными данными перемещается из папки «Установление личности» в «Реанимированные». Сейчас во второй папке находятся бумаги для всех зомби, на которых нужно воздействовать облучением для контроля мозга и снабдить униформой. Когда это сделано, вы отправляете персональные данные в папку «Армия активных зомби». И конечно, у вас есть последняя папка – «Использовать на запчасти»: когда активный солдат-зомби растворится в слизи на поле боя, вы сможете предпринять необходимые спасательные работы.

(Кто бы мог подумать, что создание армии зомби окажется таким сложным? Или что правильное использование папок может сделать этот процесс таким простым?)

Когда я работаю над чем-то сложным, то использую папки, чтобы не потерять из виду детали. На внутренней стороне папки я пишу напоминание о следующем шаге (этапе) для бумаг из этой папки. То есть внутри папки «Реанимированные» я… хм… то есть кто-то… может указать: применить лучевую пушку и переместить в папку «Армия активных зомби».

В следующий раз, когда столкнетесь со сложным процессом, упростите его, разбив на этапы и создав свою папку для каждого шага. А если вы учитель, у которого проблемные ученики, просто отправьте их письменные работы в папку «Скормить собаке» – и вы наконец тоже сможете использовать такое оправдание.

Организуйте свои дни

Создание армии зомби – не единственный сложный процесс. Даже ваше тело само по себе каждый день проходит через определенный процесс. И когда это настроенный инструмент, вам удается сделать максимально много в кратчайший срок, организовав работу так, чтобы она делалась легко, когда для этого имеется подходящее время. Поэтому теперь давайте поговорим о том, как организовать ваши дни, чтобы успевать много за минимум времени.

Мы подчиняемся природным ритмам. Одно время суток больше подходит для интенсивной умственной работы, в другое вы более общительны и легки на подъем. Есть и такие периоды, когда вы мало для чего пригодны, кроме сна.

Всем известно, что люди делятся на жаворонков и сов. Я приверженец ночной жизни. Меня явно ожидает многообещающая карьера рок-музыканта. Мы, совы, должны работать в позднее время, когда все вокруг затихает и можно подумать. Но есть и «утренние» люди. Жуть. Один мой босс был типичным жаворонком. Он устраивал служебные совещания по понедельникам в восемь утра. Другие жаворонки приходили бодрыми, улыбающимися и, как всегда, полными сил. Мы их ненавидели.

Все остальные были измотанными и едва могли открыть глаза. И он еще надеялся на наше участие в совещании. Каков шутник! Босс не мог найти лучшего способа застать нас в состоянии физического, эмоционального и умственного истощения. Нам стоило трудов просто держать глаза открытыми, и мы были неспособны ни к какой деятельности. Впрочем, у нас оставались силы мечтать. Мы грезили о том, как встретим босса в темном переулке – ночью, когда мы бодры, а его клонит в сон.

У всех нас есть эмоциональные, физические и умственные циклы. Эти три сферы требуют подзарядки. Организуйте свою работу так, чтобы подпитывать все три составляющие, и у вас появится больше отдыха и больше завершенных дел, чем если вы станете насильно пробиваться вперед.

Мы истощаем свои физические силы стрессом, а восполняем сном и упражнениями. Нам необходимо высыпаться, и сон должен быть полноценным. Также нам нужны физические нагрузки. Нет, печатание на компьютере не считается, поэтому в следующий раз, когда вы соберетесь в киоск за конфетами, идите пешком, а не берите машину. Это для начала.

Наши душевные силы восстанавливаются с помощью положительных эмоций: чувства гармонии и ощущения полноты жизни. В течение дня нас бросает от одной эмоции к другой – так мы реагируем на окружающий мир. Сделайте паузу. Вспомните о том, что для вас важнее всего. Наполнитесь благодатью. Попробуйте хотя бы представить бабочек. Бабочки всегда вызывают у меня улыбку.

Умственная подзарядка происходит во время отдыха, когда мы спим или занимаемся неспешными делами. Вот почему лучшие мысли приходят в душе. Нет, дело вовсе не в ядовитых испарениях, испускаемых плесенью. Просто мозг так устроен: он думает, пока вы занимаетесь чем-то другим.

Посмотрите на свое ежедневное расписание. Отнесите все дела и встречи к одной из трех категорий: физической, эмоциональной или умственной. Определите, что делает каждая задача – тратит или восполняет энергию. Поставьте напротив «—», если эта деятельность требует затрат, «0», если задача нейтральна, и «+», если это занятие помогает восстановить силы. Например, работа с подростками может быть отдыхом для ума, но истощает запасы физических и душевных сил.

Теперь обратите внимание на время суток. Соответствуют ли часы, на которые назначены дела, вашим ритмам?

Пересмотрите свой график так, чтобы каждая задача выполнялась в наиболее подходящее для этого время. Возможно, будет лучше перенести телефонные звонки с полудня на утро? Или тренировка в три часа дня имеет больше смысла, учитывая, что именно в это время вам нужно восстановить умственные и душевные ресурсы. Подстраивайте расписание под свои природные ритмы, чтобы энергия равномерно и свободно текла в течение всего дня. Таким образом, вы будете полны сил, выполняя каждую из задач. Вы начнете справляться с делами быстрее, и качество работы вырастет.

Когда вы организованны, вам попросту не нужно делать работу, связанную с поиском и систематизацией чего бы то ни было. Вы знаете, что где находится и что нужно с этим сделать – не важно, идет ли речь об офисе, текущих проектах, ежедневных природных циклах или документах на новобранцев вашей армии зомби. Вы можете наводить порядок с помощью миллиметровой бумаги, таблиц, а также записывая те действия, которые заняли бы слишком много времени, возьмись вы их сразу выполнять. Прошли времена, когда вы переворачивали вверх дном ящик стола или перебирали клочки бумаги. Теперь, когда все на своих местах, вы работаете меньше. Вся работа, которую вы выполняете, по-настоящему приближает вас к целям. В следующих главах мы разберемся, как делать больше, оптимизируя процессы, привлекая других людей и добиваясь максимального результата при минимальных затратах, чтобы вы еще более ловко справлялись с делами.

• Ключ к наведению порядка в вещах в том, чтобы найти место для каждого предмета и держать все на своих местах. Если у вещи нет места, либо выбросите ее, либо придумайте место.

• Распределяйте бумаги по папкам, думая о том, как вы собираетесь их найти.